Google est une plateforme qui offre à ses millions d'utilisateurs diverses alternatives pour travailler de manière complète, de nombreuses options de gestion et de contrôle, Google est bien plus qu'un navigateur appelé Google Chrome, mais nous avons des outils intégrés, Google Forms en fait partie. Ces formulaires sont un outil utile pour l'ensemble du processus de création d'enquêtes et de questionnaires en ligne. Les soumissions de formulaires sont automatiquement stockées dans Google Sheets, avec lequel il sera possible par la suite d'analyser chaque réponse saisie puisque les formulaires peuvent recevoir des milliers de réponses.
Lorsqu'un utilisateur soumet sa réponse via le formulaire Google, une ligne est automatiquement ajoutée à la feuille Google de destination avec toutes les réponses saisies, ce qui nous aidera à stocker automatiquement toutes les réponses fournies par les utilisateurs et que nous pouvons générer dans un final document. Bien que ces données de réponse soient stockées en lignes dans un document Excel, nous verrons aujourd'hui comment les stocker dans un PDF. Solvetic expliquera comment y parvenir dans Google Forms.
Dans ce cas, nous allons créer un fichier PDF, mais il sera possible de créer des documents Word, des feuilles de calcul Excel, des diapositives PowerPoint, ePub et bien d'autres options.
1. Accéder aux formulaires Google et créer un PDF
Étape 1
La première étape consiste à accéder aux formulaires Google et pour cela nous devons nous connecter au lien suivant :
Étape 2
Une fois là-bas, cliquez sur le bouton "Nouveau" et sélectionnez l'itinéraire suivant :
- Suite
- Formulaires Google
- Formulaire BLANC
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Étape 3
Les éléments suivants seront affichés :
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Étape 4
Là, nous avons entré le nom "Solvetic Survey" et dans le premier champ, nous avons défini l'option "Votre nom", là nous pouvons définir cette section comme une réponse courte. Maintenant nous cliquons sur le bouton "Dupliquer" et nous appellerons le champ suivant "Votre email" avec le type Réponse courte :
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Étape 5
Encore une fois, nous dupliquons cette option et dans la suivante, nous allons créer un champ appelé "Licence", cela aura l'option "Boîtes à cocher" et nous pouvons ajouter un court texte d'identification :
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Étape 6
Pour ajouter la description de la licence, cliquez sur l'icône du bas et là nous sélectionnons l'option "Description":
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Étape 7
Dans le champ affiché, nous entrerons le texte souhaité :
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Étape 8
Si nous le souhaitons, pour les thèmes de conception, nous pouvons cliquer sur l'icône des thèmes située en haut et la barre latérale suivante s'affichera :
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Étape 9
Là, nous pouvons sélectionner l'une des options par défaut ou cliquer sur le signe + et définir un thème personnalisé de couleurs ou d'images :
Étape 10
Une fois l'option souhaitée sélectionnée, cliquez sur le bouton "Sélectionner" pour appliquer les modifications et nous pourrons voir, dans ce cas en haut, le nouvel aspect du formulaire :
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Étape 11
Maintenant, nous allons dans l'onglet "Réponses" et nous verrons ce qui suit :
Étape 12
Là, nous cliquons sur la ligne "Sélectionnez la destination de la réponse" et ce qui suit s'affichera :
Étape 13
Nous activons la case "Créer une nouvelle feuille de calcul" et nous pouvons voir que notre formulaire est sélectionné. Cliquez sur « Créer » pour poursuivre l'action et nous serons redirigés vers la page suivante :
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Étape 14
Maintenant, nous allons aller dans le menu principal de Drive et là nous cliquons sur le bouton "Nouveau" et cette fois nous sélectionnons l'option "Google Documents / À partir d'un modèle":
Étape 15
Dans la fenêtre affichée, nous sélectionnerons le modèle souhaité :
Étape 16
Une fois cliqué dessus, il sera appliqué automatiquement avec un préformat établi :
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Étape 17
Là, nous allons changer le nom de l'entreprise et apporter les modifications suivantes :
- Dans la ligne de date, nous entrons {{Timestamp}}
- Dans la section d'accueil, nous ajoutons le texte souhaité à côté de la variable {{Votre nom}}
Étape 18
Nous pouvons attribuer le nom souhaité à ce fichier directement depuis le coin supérieur gauche. Une fois celui-ci défini, nous accédons au fichier tableur qui a été créé où se trouvent les colonnes de base suivantes :
- Horodatage (enregistrera la date et l'heure des réponses)
- Votre nom (nom de la personne qui a rempli le formulaire)
- Votre email (l'email saisi y sera enregistré)
- Accord (il sera indiqué si la durée de la licence a été acceptée ou non)
2. Gérer automatiquement les formulaires Google
Étape 1
Pour que les formulaires Google puissent être gérés automatiquement, il existe un plugin appelé Document Studio qui peut être installé gratuitement sur le lien suivant :
https://chrome.google.com/webstore/detail/document-studio/nhgeilcelhkmajkfgmgldbinmgjjajlb 'class =' bbc_url 'title =' Lien externe 'rel =' nofollow external '>
Étape 2
Une fois installé, dans le tableur, nous irons dans le menu "Plugins" et là nous sélectionnerons "Document Studio / Open":
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Étape 3
Lorsque vous faites cela, la barre latérale suivante s'affiche :
Étape 4
Tout d'abord, nous cliquons sur l'option « Fusion de documents » et là, nous cliquons sur le bouton « Modifier » et dans la fenêtre contextuelle, nous sélectionnons le document Google que nous avons créé avec les variables :
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Étape 5
Cliquez sur « Sélectionner » pour appliquer les modifications et nous verrons ce qui suit :
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Étape 6
Si nous cliquons sur le champ "Marqueurs", nous pouvons voir les variables dudit document :
Étape 7
Dans le champ "Nom du fichier fusionné", nous entrons le texte souhaité avec la variable {{Votre nom}}. Dans le champ "Export Format", nous définirons Adobe PDF.
Étape 8
L'étape suivante consiste à accéder à la section « Mail Marge avec Gmail » et à appuyer sur le bouton « Envoyer des e-mails » pour afficher la fenêtre contextuelle suivante :
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Étape 9
Là, nous cliquons sur les options du champ "Insérer un champ de marge" et ce qui suit s'affichera :
Étape 10
Nous sélectionnons l'option "Votre nom" et si nous le souhaitons nous pouvons personnaliser le fond du mail et ajouter un texte dans le corps du message :
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Étape 11
Maintenant, cliquez sur le champ "Envoyer un e-mail à" et là, nous sélectionnons l'option "Votre e-mail":
Étape 12
Plus tard, nous entrons un e-mail spécifique et un sujet pour les e-mails à envoyer :
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Étape 13
Une fois celui-ci défini, cliquez sur le bouton "Enregistrer" pour enregistrer les modifications. Maintenant, nous allons dans la section "Télécharger sur Google Drive" et là, il sera possible de sélectionner le dossier où seront hébergés les modèles créés :
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Étape 14
Nous pouvons ajouter un sous-dossier avec la syntaxe \ {{Votre Nom}} :
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Étape 15
Alternativement, il sera possible de partager ces modèles à partir de la section « Autorisations de partage de fichiers » :
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Étape 16
Enfin, dans la section « Terminer et fusionner », nous pouvons établir certains paramètres de configuration si nécessaire :
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Étape 17
Maintenant, pour tester que tout fonctionne comme prévu, nous pouvons aller au résultat du formulaire où nous entrerons les données requises :
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Étape 18
En cliquant sur le bouton « Envoyer », nous recevrons une confirmation que la réponse a été envoyée correctement :
Étape 19
La fonction de base de ce didacticiel est que les données qui ont été enregistrées automatiquement seront stockées dans le fichier de feuille de calcul lié. Avec cela, il sera possible d'avoir un contrôle beaucoup plus direct sur chacune des réponses que les utilisateurs indiquent.
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Ainsi, grâce aux formulaires Google et au plugin Document Studio, il sera beaucoup plus simple d'intégrer ces aspects lorsqu'il s'agira de créer et de gérer des formulaires quel que soit le type de données dont ils ont besoin.
