L'un des clients de messagerie les plus utilisés est Perspectives 2016 grâce à ses caractéristiques et fonctionnalités qui le rendent unique pour l'ensemble du processus de courrier, réunions, calendrier, etc.
De la même manière que nous conservons une sauvegarde ou une sauvegarde de nos fichiers, il est idéal que nous sauvegardions les emails les plus délicats et cela est réalisé grâce à l'archivage qui dans Outlook 2016 nous permet de créer cette sauvegarde dans un nouveau dossier appelé Archive.pst pour y avoir accès plus tard.
Solvetic analysera les différentes options disponibles dans Outlook 2016 pour effectuer un archivage sécurisé.
1. Archiver les e-mails dans Outlook 2016 à l'aide de l'option d'archivage automatique
Étape 1
Pour utiliser cette méthode, nous allons dans l'onglet Archiver et là on sélectionne la ligne Options :
Étape 2
Dans la fenêtre affichée, nous allons à la ligne Avancée et cliquez sur le bouton Paramètres d'archivage automatique situé dans la section Auto-archivage :
AGRANDIR
Étape 3
La fenêtre suivante s'affichera où par défaut l'option "Exécuter l'archivage automatique tous les" est inactif, nous procédons à son activation et nous verrons les multiples options :
Étape 4
Là, nous pouvons définir des valeurs comme:
- Délai d'exécution de l'archivage.
- Afficher un message avant l'exécution.
- Définissez le chemin où le fichier pst sera hébergé.
- Supprimer des éléments avec un temps défini.
Une fois ces options configurées, cliquez sur Accepter et ainsi le fichier courrier est créé automatiquement.
Étape 5
Les périodes définies par l'option d'archivage automatique dans Outlook 2016 sont :
- Boîte de réception, Calendriers, Brouillons, Notes : 6 mois.
- Boîte d'envoi : 3 mois.
- Éléments envoyés, éléments supprimés : 2 mois.
- Contacts : Ils ne sont pas automatiquement archivés.
2. Archiver les e-mails dans Outlook 2016 manuellement dans Outlook 2016
Cette option est pratique lorsque l'on souhaite archiver certains e-mails ou dossiers Outlook 2016.
Étape 1
Pour utiliser ce processus, nous allons à l'onglet Archiver et nous affichons les options de Outils où nous sélectionnerons l'option Nettoyer les anciens objets :
Étape 2
La fenêtre suivante s'affichera où nous devons sélectionner les dossiers à archiver :
Étape 3
Là, nous pouvons établir quels e-mails seront archivés avant une date spéciale, définir un nouveau parcours pour l'e-mail et, si nous le souhaitons, activer la case Inclure les éléments pour lesquels la case "Ne pas archiver automatiquement" est cochée pour forcer l'archivage. Cliquez sur OK pour appliquer les modifications. On peut voir le fichier pst créé dans le chemin indiqué :
Étape 4
Pour le moment, nous voulons ouvrir ce fichier pst pour voir son contenu, nous devons aller dans l'onglet Archiver et dans la fenêtre affichée sélectionnez l'option Ouvrir et exporter :
AGRANDIR
Étape 5
Là, nous sélectionnons l'option Ouvrir le fichier de données Outlook et dans la fenêtre affichée, sélectionnez le fichier pst. Nous cliquons sur Accepter et ainsi les e-mails seront sauvegardés.
De cette façon, nous pouvons archiver nos e-mails dans Outlook 2016 et avoir toujours leur disponibilité.
