Microsoft a développé la suite Office avec diverses applications axées sur le travail quotidien de chaque utilisateur et donc chacune a un design spécial, ainsi, pour les utilisateurs qui manipulent de grandes quantités de données, Excel est la solution idéale, pour ceux qui doivent effectuer des présentations PowerPoint est votre allié tout comme Word pour tous les sujets de fichiers.
L'une des applications qui fait partie de la suite Office mais qui n'est pas installée par défaut est SharePoint, que nous pouvons obtenir via différents plans de paiement.
Qu'est-ce que SharePointSharePoint a été conçu avec une approche d'entreprise pour la création de sites Web, en implémentant SharePoint, il sera possible de l'utiliser comme un endroit sûr et central où nous pouvons stocker, organiser ou partager des informations en utilisant différents appareils pour accéder aux informations via un navigateur Web tels que Microsoft Edge, Chrome ou Firefox.
Tâches dans SharePointCertaines des tâches que nous pouvons effectuer dans SharePoint sont :
- Téléchargez des fichiers dans la bibliothèque de documents SharePoint afin d'y accéder de n'importe où ou sur n'importe quel appareil.
- Travaillez avec d'autres utilisateurs sur le même document et simultanément en temps réel.
- Ouvrez un document dans une bibliothèque de documents.
- Partagez des documents avec plus d'utilisateurs.
- Créer un site d'équipe.
- Partagez différents sites.
- Ajout d'une liste ou d'une bibliothèque à votre site d'équipe et bien d'autres actions.
- L'une des tâches les plus fréquemment effectuées dans SharePoint est la création de flux de travail.
Nous expliquons ici les étapes pour créer des flux de travail dans SharePoint2021-2022 en ligne. Nous vous laissons également ce tutoriel vidéo en complément pour pouvoir créer une équipe ou une page de communication dans SharePoint Online.
1. Qu'est-ce qu'un flux de travail dans SharePoint Online
Les workflows SharePoint ont été créés afin de donner aux utilisateurs la possibilité de collaborer sur des documents et à partir de là de gérer des tâches de projet, ce qui facilite la mise en œuvre de processus spécifiques dans des documents, des fichiers ou des éléments d'un site SharePoint. . De cette manière, le flux de travail agit comme un ensemble de tâches automatisées de documents et d'éléments utilisant une séquence d'actions ou de tâches liées à un processus métier.
Celui-ci est à son tour associé à une logique métier qui forme un ensemble d'instructions où des indications sont données et toutes les actions pouvant affecter le document ou l'élément intégré dans le workflow sont contrôlées. Un workflow nous apporte des solutions telles que :
- Réduction des coûts.
- Améliorations dans le temps pour coordonner les processus d'affaires.
- Affichez, modifiez ou réaffectez une tâche de workflow à un ou plusieurs utilisateurs.
Utilisations pour SharePointUn site SharePoint est composé de divers flux de travail qui ont été conçus pour agir dans plusieurs scénarios commerciaux courants :
- Recueillir des commentaires : avec ce flux, vous redirigez un document ou un élément vers un groupe de personnes afin de les retrouver et d'envoyer leurs commentaires.
- Approbation : à l'aide de ce flux, le document ou l'élément est mis à la disposition d'un groupe de personnes pour approbation.
- Collecter des signatures : ce flux achemine un document Microsoft Office vers un groupe de personnes pour collecter leurs signatures numériques.
- Trois états : Il s'agit d'un workflow particulier puisqu'il peut être mis en œuvre pour des processus d'administration où il est nécessaire de suivre un ou plusieurs volumes de problèmes ou d'éléments, par exemple des incidents d'assistance technique, des campagnes commerciales, etc.
- Approbation de la publication : C'est un flux identique à celui de l'approbation, puisqu'il automatise l'envoi de contenu aux utilisateurs experts pour examen et approbation.
Options SharePointLa disponibilité d'un flux est associée à la localisation du site et selon l'endroit où il est ajouté, certaines options sont :
- Si un flux est ajouté à un type de contenu de liste, ce flux ne sera activé que pour les éléments de ce même type de contenu dans la liste ou la bibliothèque associée.
- Si un flux est ajouté directement à une liste ou une bibliothèque, il ne sera disponible que pour les éléments de cette liste ou bibliothèque dans SharePoint
- Si nous ajoutons un flux à un type de contenu de site, il ne sera disponible que pour tous les éléments de ce type de contenu dans les listes et bibliothèques où une instance avec ce contenu a été ajoutée.
- Dans le cas où nous souhaitons qu'un workflow soit disponible dans toutes les listes ou bibliothèques d'un site, nous devons créer un flux de site.
Comment créer un flux de travail dans SharePointNous allons maintenant voir comment créer un workflow dans SharePoint.
Lorsque vous créez un flux de travail dans SharePoint, Microsoft Flow est intégré pour configurer les flux de travail pour les listes et les bibliothèques à la fois sur la plate-forme SharePoint Online et OneDrive Entreprise.
Microsoft Flow a été développé afin d'automatiser les tâches entre SharePoint et d'autres services Office 365 ainsi que des services tiers afin de recevoir des notifications, synchroniser des fichiers, collecter des données et plus de tâches. Le plan SharePoint peut être acheté sur le lien suivant. Là, nous sélectionnons l'option qui convient le mieux à nos besoins.
2. Créer un flux de travail dans SharePoint Online
Étape 1
Pour démarrer ce processus, nous irons sur le lien suivant et entrerons les informations d'identification qui ont été créées lors de l'achat du plan SharePoint Online :
Étape 2
Nous verrons ce qui suit :
Étape 3
Là, nous sélectionnons "SharePoint" et nous serons redirigés vers la fenêtre suivante :
Étape 4
Là il faudra créer un site pour pouvoir appliquer le workflow, pour cela on clique sur le bouton "Créer un site" et on verra ceci :
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Étape 5
Là, nous définissons le type de site à créer, dans ce cas, nous sélectionnons "Site de groupe" et dans la fenêtre suivante, nous définissons le nom et les paramètres de confidentialité de celui-ci :
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Étape 6
Cliquez sur Suivant et il sera possible d'ajouter d'autres propriétaires, cliquez sur Terminer pour créer le site :
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Étape 7
Ensuite, nous allons créer une nouvelle liste, pour cela nous cliquons sur le bouton Nouveau et là nous sélectionnons Liste :
Étape 8
Dans la fenêtre suivante, nous attribuons un nom et une description à la liste :
Étape 9
Cliquez sur Créer pour terminer la création de notre liste et nous serons redirigés vers cette fenêtre où nous verrons les options de la liste créée :
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Étape 10
Là, en haut de la liste ou de la bibliothèque que nous avons créée, nous devons cliquer sur l'option « Flux » puis cliquer sur l'option « Créer un flux » :
Étape 11
En cliquant là, la barre latérale suivante s'affichera avec divers modèles à utiliser dans le flux à créer. Nous pouvons cliquer sur la ligne "Voir les flux" pour accéder à plus d'options.
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NoterNous pouvons sélectionner les modèles de flux d'action personnalisés situés en bas de la liste pour créer un flux à partir de zéro et selon nos besoins.
Étape 12
Dans ce cas, nous sélectionnons le modèle « Envoyer un e-mail » et nous serons redirigés vers la fenêtre suivante où nous verrons l'assistant Microsoft Flow :
Étape 13
Là, nous cliquons sur le bouton "Introduction" pour accepter les termes de la licence et accéder à Microsoft Flow.
NoterLes services Office 365 tels que SharePoint et Outlook se chargent automatiquement de créer les connexions.
Étape 14
Nous verrons ce qui suit :
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Étape 15
En fonction du flux sélectionné, les options s'afficheront, cliquez sur le bouton "Créer un flux" pour lancer le processus de configuration. Une autre alternative consiste à aller dans la section "Modèles" et à partir de là, accéder à toutes les options disponibles :
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Étape 16
Là, nous pouvons cliquer sur le modèle souhaité pour le flux dans SharePoint Online :
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Étape 17
Une fois le workflow créé, on peut aller dans la rubrique « Mes flux » pour voir ses détails :
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Étape 18
Dans certains modèles, il sera nécessaire de leur appliquer un certain type d'action, par exemple, nous avons sélectionné le modèle « Envoyez-moi ma position par mail ». Une fois que nous avons commencé le processus de création du flux, la première étape à franchir est connue sous le nom de déclencheur, qui déterminera la manière dont le flux doit être démarré :
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Étape 19
Dans ce cas on rentre un email dans le champ "Envoyer mail" puis on clique sur "Nouvelle étape" et on peut définir l'action à réaliser. N'oubliez pas que le workflow effectuera ces actions automatiquement selon les critères que nous indiquons.
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Étape 20
Un point favorable de SharePoint est qu'il sera possible de vérifier l'intégrité du flux, pour cela nous cliquons sur l'option "Flow checker" et nous pourrons visualiser à la fois les erreurs et les avertissements :
Étape 21
Maintenant, pour valider que le flux fonctionne correctement, nous cliquons sur le bouton "Exécuter" et ce qui suit s'affichera :
Étape 22
Là, nous voyons le type de modèle sélectionné, ainsi que l'action à exécuter, nous cliquons sur "Continuer" et nous verrons quelques options supplémentaires :
Étape 23
Cliquez sur « Exécuter le flux » pour effectuer les tests et le résultat sera le suivant :
Étape 24
Si nous le souhaitons, nous pouvons cliquer sur la ligne "Voir l'activité d'exécution du flux" pour accéder à l'historique du flux sélectionné :
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Étape 25
Maintenant, ce modèle est responsable de l'envoi de notre position à l'adresse e-mail. Par conséquent, dans l'adresse que nous indiquons, nous verrons ce qui suit :
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3. Options de flux de travail dans SharePoint Online
Étape 1
Lorsque nous sélectionnons un flux créé, nous pouvons cliquer sur l'icône "Plus" et y effectuer des actions telles que :
- Exécuter le flux sélectionné
- Partagez-le avec d'autres utilisateurs
- Créer une copie
- Exportez-le
- Stockez-le comme modèle
- Analysez-le
- Supprimez-le
Étape 2
Comme on peut le voir, chaque option est complète et pratique. Quelque chose à garder à l'esprit est essentiel pour suivre les notifications, c'est la possibilité d'utiliser notre appareil mobile pour recevoir des notifications ou modifier certains paramètres, pour cela, nous pouvons télécharger l'application Microsoft Flow dans les liens suivants. Une fois téléchargé et installé, nous devons configurer le compte associé à SharePoint pour recevoir les notifications.
Avec le flux de travail SharePoint intégré à Microsoft Flow, nous avons de nombreuses options pour l'administration et le contrôle des aspects pertinents de la collaboration de groupe et de chaque site ou bibliothèque créé.
