Lorsque nous utilisons Gmail, nous ne réalisons souvent pas la quantité de possibilités que nous avons au sein de l'application. Il existe une série de "trucs" qui nous permettent, par exemple, de rendre les recherches beaucoup plus faciles qu'il n'y paraît. Nous avons également la possibilité d'ajouter une série d'applications ou d'extras dans notre compte qui permettront d'augmenter ses possibilités d'utilisation, ainsi que sa productivité grâce à l'incorporation de filtres.
Les possibilités avec Gmail sont vraiment des alias, nous offrant même le pouvoir de gérer notre compte depuis Inbox afin que tout soit beaucoup plus simplifié grâce à son interface utilisateur agréable. N'oubliez pas que même si nous en avons besoin, nous pouvons faire une sauvegarde avec toutes nos informations. De cette façon, nous aurons toutes nos données stockées dans un fichier ZIP, pour pouvoir les transférer ultérieurement sur un autre compte ou les enregistrer dans une unité.
Sauvegarder Gmail
Mais pour utiliser Gmail, nous n'avons pas à nous concentrer uniquement sur les modules complémentaires externes, car par défaut plusieurs fois nous pouvons effectuer différentes tâches très utiles qui nous sont peut-être encore un peu inconnus. Dans ce guide de base que nous allons découvrir ci-dessous, nous allons tous vous les montrer. La première chose que nous allons faire est de le diviser en trois parties et dans chaque partie, nous pouvons trouver une série de tutoriels pour différentes actions.
1. Gérer votre courrier
Programmer des e-mails
L'une des options de gestion que Gmail nous présente est la possibilité de planifier des e-mails. Cette fonction est très utile, car il est possible que nous ayons besoin d'envoyer un email à un certain moment, mais que cela vous soit impossible. Afin de ne pas avoir à se sentir dépassé par cette cause, nous pouvons la programmer de telle manière qu'elle s'adapte à nos besoins et indications que nous avons laissées programmées.
Envoyer des fichiers volumineux
Il est possible qu'à une certaine occasion nous ayons décidé d'envoyer un fichier trop lourd par courrier, mais nous n'avons pas pu et finalement nous avons décidé de faire appel à des tiers pour ce processus. Il faut savoir qu'avec Gmail nous avons la possibilité de pouvoir envoyer ce type d'emails (plus de 30 Mo) via l'intégration Drive, que Gmail nous propose par défaut
Annuler l'envoi
Il peut arriver qu'en raison d'une erreur ou d'une distraction, nous ayons envoyé par erreur un e-mail à la mauvaise personne. Ou que peut-être en l'examinant, nous nous sommes rendu compte que les informations qu'il contient contiennent des erreurs ou qu'il existe des informations pertinentes que nous n'avons pas incluses. Si tel est le cas, Gmail peut nous sauver car nous avons la possibilité d'annuler l'envoi en quelques étapes simples.
Découvrez si votre email a été lu
Dans la section précédente, nous avons vu comment annuler l'envoi d'un email. Maintenant, nous voulons parler du cas "opposé", c'est-à-dire qu'une fois que nous avons effectué l'envoi, vérifiez si notre e-mail a été lu et quand. Cela peut nous aider dans le cas où nous avons un besoin urgent de savoir si le destinataire est au courant des informations que nous avons envoyées.
Enregistrer automatiquement les e-mails
Il est possible que nous ayons un compte de messagerie qui semble si important pour ce que nous y recevons, que nous ressentions le besoin de stocker vos e-mails à un autre endroit que le compte lui-même. Gmail a la possibilité de pouvoir enregistrer vos e-mails de manière automatisée dans votre compte Google Drive, si nous le configurons pour cela.
2. Personnalisez votre courriel
Personnalisez votre boîte de réception
Bien que Google ait travaillé pour rendre l'interface utilisateur très confortable et que notre expérience soit agréable en ce sens, il est possible que vous souhaitiez la modifier et l'adapter à votre guise. Comme Google a pensé que cette interface peut ne pas être également intéressante pour tous les utilisateurs, elle a permis la possibilité que nous puissions la modifier et l'adapter à nos préférences.
Créer des thèmes Gmail
Si ce que nous voulons maintenant, c'est personnaliser le "thème" qui représentera la partie visuelle de notre compte de messagerie, il n'y a pas lieu de s'inquiéter, car nous pouvons également le faire. Cette fonctionnalité n'est peut-être pas la plus connue, mais elle peut donner une touche plus personnelle et attrayante à notre compte.
Créer une réponse standard
Si nous utilisons le courrier notamment à des fins professionnelles, il est possible qu'à certaines occasions nous ayons besoin de répondre de la même manière ou avec la même réponse à certains e-mails que nous recevons tout au long de la journée. Si tel est le cas, nous perdrons probablement une partie de notre temps précieux à réécrire la même chose encore et encore. Pour cela, Gmail a créé la possibilité d'avoir une réponse standard dans notre courrier, que nous pouvons inclure sans avoir à la réécrire.
Créer un répondeur automatique
Tout comme nous avons appris à créer une réponse standard pour éviter de perdre du temps, Gmail nous offre une autre option telle que la réponse automatique. Quand pouvons-nous l'utiliser ? Nous allons nous mettre dans la situation que nous sommes en vacances, ou que nous allons être absents pendant une certaine période, mais nous ne voulons pas que nos contacts soient totalement "négligés". Si c'est le cas, nous pouvons activer cette option, qui repose sur la rédaction d'un message prédéterminé, dans lequel nous pouvons expliquer la raison de notre absence, ou ce que nous voulons, et qui sera automatiquement envoyé sous forme de réponse à tous les expéditeurs qui, pendant la période établie, nous envoient des courriels.
Créer une signature
Actuellement, nous utilisons le courrier de manière très professionnelle à un grand nombre d'occasions. Si les e-mails que nous envoyons ne sont pas formels, il ne se passe rien, mais s'ils ont ce caractère plus professionnel, il est intéressant que nous ajoutions notre signature personnelle à la fin de chacun d'entre eux. Afin de ne pas avoir à le faire à plusieurs reprises dans chacun d'eux, nous pouvons le configurer pour qu'il soit directement inclus à la fin de chaque email.
Créer des filtres
Si nous utilisons le même e-mail depuis de nombreuses années ou si nous l'avons utilisé plusieurs fois sur le Web, nous pouvons recevoir quotidiennement des messages qui ne nous intéressent pas du tout. Ou peut-être voulons-nous marquer les messages d'une personne ou de certaines personnes comme messages importants et qu'ils vous appellent à vue lorsque vous ouvrez votre compte. Bon, pour tout ça, Gmail a la possibilité de créer des filtres adaptés à nos besoins, ce qui nous permettra de classer tous ces messages.
Bloquer des contacts spécifiques
Il est possible que nous n'ayons pas besoin de créer un filtre pour un expéditeur spécifique, car ce que nous voulons, c'est bloquer ce contact directement. Si c'est l'option que nous recherchions, nous pouvons également le faire avec une simple configuration au sein de notre compte. Une fois que nous l'avons configuré, les messages des expéditeurs bloqués feront partie de notre bac à courrier indésirable.
3. Tirez le meilleur parti de votre compte de messagerie
Configurer un compte Gmail dans Outlook
Lorsque nous avons un compte Gmail, nous pouvons être intéressés par l'idée de le configurer dans Outlook, et ainsi disposer des options et des outils que l'utilisation du compte en ligne ne nous permet pas. Si nous en sommes à ce stade, nous pouvons configurer notre compte pour le faire.
Transférer les données de votre compte Hotmail vers Gmail
Les comptes Hotmail ont connu un grand succès il y a quelques années. Peut-être avons-nous encore un compte avec ce domaine, mais nous pensons qu'il serait préférable d'avoir toutes les informations que nous y conservons dans notre compte Gmail. De cette façon, nous aurions toutes les informations en un seul endroit et il nous serait plus facile d'y accéder. Il existe donc un moyen d'exporter toutes les informations d'un compte à un autre.
Affecter une personne de confiance à notre compte
Comme nous en avons parlé, dans notre courrier, nous pouvons stocker beaucoup d'informations, à la fois personnelles et privées. Nous ne savons jamais ce qui peut arriver et quelles circonstances peuvent survenir et c'est pourquoi il ne fait pas de mal de prévenir que de guérir. Si nous pensons qu'il est pratique pour une personne de confiance d'avoir accès à notre compte au cas où nous en aurions besoin, nous devons le configurer, afin que nous n'ayons pas à regretter de ne pas l'avoir fait.
Comment utiliser différents e-mails avec le même compte
Nous pouvons avoir besoin d'e-mails différents pour diverses raisons, mais nous souhaitons qu'ils soient tous gérés à partir du même compte Gmail. Comme Google pense toujours à ses utilisateurs, il a aussi pensé à cette option, et en a donné la possibilité. De cette façon, nous pouvons avoir plusieurs adresses, sans avoir besoin d'ouvrir et de revoir chacune d'entre elles séparément.
Maintenant que vous en savez un peu plus sur Gmail, vous avez pu voir le nombre de fonctions dont il dispose et que si nous les connaissons, cela facilitera son utilisation à de nombreuses occasions, ainsi que nous fera gagner du temps à diverses occasions. Si vous en savez plus, faites-le nous savoir avec un commentaire !
