Lorsque nous travaillons avec l'ordinateur, nous avons généralement recours à des applications pour créer nos documents, éditer des textes, etc. La suite bureautique la plus connue au monde est Microsoft Office. Au sein de cette plate-forme, nous trouvons différentes applications. Parmi ces programmes, l'un des plus connus est Excel. Mais bien qu'il soit bien connu, le nombre de fonctions qu'il nous offre n'est pas entièrement connu par la plupart d'entre nous.
Excel 2016 nous offre des fonctionnalités multiples et variées qui feront de notre travail quotidien une expérience agréable et le meilleur est le dynamisme avec lequel nous pouvons travailler avec la quantité de données fournies quel que soit leur type. Excel 2016 est une application puissante développée par Microsoft grâce à laquelle nous avons des centaines d'options pour travailler avec des données de toutes sortes, des tableaux, des tableaux croisés dynamiques, des fonctions et des formules.
Aujourd'hui, Solvetic propose une série d'astuces et de fonctions qui nous permettront d'être plus productifs et d'avoir de meilleurs outils à portée de main pour tirer le meilleur parti de cette excellente application.
Sélectionner toutes les cellules d'une feuilleIl s'agit d'une tâche de base que nous exécutons dans Excel 2016 pour déplacer les informations vers une autre feuille, copier les données vers une autre destination, etc.
- La façon la plus courante d'effectuer ce processus consiste à utiliser la combinaison de touches :
Ctrl + E
- La seconde consiste à cliquer sur l'icône située dans le coin supérieur gauche entre les lignes et les colonnes.
Basculer entre plusieurs fichiers Excel 2016Il est courant pour nous d'ouvrir simultanément différents fichiers Excel 2016 pour collecter des informations, saisir de nouvelles données, faire des comparaisons, etc. Si nous utilisons notre souris, nous pouvons voir que le processus est lent car parfois nous ne cliquons pas sur la bonne feuille ou nous pouvons sélectionner des fichiers qui ne le sont pas.
Pour résoudre ce problème, la meilleure option consiste à utiliser la combinaison de touches :
Ctrl + Tab
De cette façon nous accéderons directement à chaque fichier selon l'ordre d'ouverture évitant ainsi des erreurs dans sa sélection.
Ouvrir plusieurs fichiers Linux en même tempsEn général, lorsque nous travaillons constamment avec Excel 2016, nous devons ouvrir divers fichiers pour effectuer la tâche correctement.
C'est un long processus d'avoir à effectuer le processus d'ouverture fichier par fichier et donc le moyen le plus pratique est :
- Appuyez sur la touche Ctrl
- Cliquez sur chaque fichier pour l'ouvrir et enfin appuyez sur la touche Entrée.
Insérer plusieurs lignes ou colonnes en même tempsPour des problèmes d'organisation, nous devons parfois ajouter de nouvelles lignes ou colonnes pour mieux gérer les données existantes ou ajouter de nouveaux en-têtes, etc.
Pour cela, nous faisons généralement ceci:
- Nous sélectionnons la ligne ou la colonne.
- Nous appuyons Ctrl et le symbole + pour ajouter cet élément.
Cela ajoutera le nombre de lignes ou de colonnes sélectionnées :
Personnaliser la barre d'outils d'accès rapide d'Excel 2016Excel 2016 nous offre une barre d'outils d'accès rapide que nous trouvons en haut de l'application et à travers cela nous pouvons effectuer trois actions par défaut : Enregistrer, Annuler ou Rétablir une action.
Ce ne sont pas les trois seules actions que nous pouvons effectuer à partir de la barre d'outils, car si nous affichons les options de personnalisation, nous pouvons ajouter de nouvelles actions telles que Ouvrir, Nouveau, Imprimer, etc. :
Nous pouvons cliquer sur l'option Plus de commandes pour trouver beaucoup plus d'options ou il est possible de placer la barre d'outils d'accès rapide en bas du ruban et non en haut comme c'est le cas par défaut.
Utiliser les formules Excel 2016L'une des caractéristiques les plus remarquables d'Excel 2016 est sans aucun doute sa large gamme de formules de différentes catégories à travers lesquelles nous aurons la possibilité de mieux gérer les données qui y sont stockées. Bien qu'il existe des centaines de formules disponibles dans Excel 2016, il nous offre la possibilité d'y accéder facilement et de connaître la syntaxe de chacune afin qu'elle soit exécutée de la meilleure façon possible.
Pour accéder à cette option, nous allons dans l'onglet Formules et dans le groupe Bibliothèque de fonctions, nous pouvons voir les différentes catégories disponibles, nous affichons chaque catégorie pour voir les fonctions disponibles de chacune :
Nous pouvons cliquer sur l'option Insérer une fonction pour accéder directement à l'assistant des fonctions d'Excel 2016.
Insérer des valeurs avec des zéros dans Excel 2016À plusieurs reprises, nous nous sommes retrouvés en difficulté lors de l'ajout d'un nombre commençant par zéro (0) dans une cellule Excel car par défaut, Excel efface les zéros et laisse le nombre entier.
Par exemple, si nous saisissons 002 00002 ou 000000002, lorsque vous appuyez sur Entrée, la valeur 2 restera toujours dans la cellule. Pour corriger cela et permettre à la valeur souhaitée de rester, avec les zéros, nous ajouterons un guillemet aux données. , par exemple, '002 , '00002, etc. De cette façon, nous autoriserons l'enregistrement de la valeur avec les zéros.
Renommer un classeur Excel 2016Nous savons que par défaut, Excel 2016, et toutes les éditions d'Excel, nomment les feuilles de calcul dans une feuille active comme Sheet1, Sheet2, etc.
L'un des moyens courants de modifier le nom de la feuille consiste à cliquer avec le bouton droit sur la feuille et à sélectionner l'option Renommer, mais c'est beaucoup plus rapide si nous double-cliquons sur la feuille et entrons le nom souhaité.
Convertir des lignes en colonnes dans Excel 2016C'est une tâche, que bien qu'elle semble compliquée, Excel 2016 fournit les outils pour la rendre simple et fonctionnelle. Parfois, nous devons changer les données enregistrées des lignes aux colonnes ou vice versa et le processus est simple.
D'abord, nous copions les données à modifier, puis à partir de l'onglet Accueil, nous affichons les options Coller et là, nous sélectionnons l'onglet Transposer. Cela changera l'ordre des données.
Modifier le contenu du texteNous pouvons modifier le contenu du texte d'une cellule si nécessaire, pour cela Excel 2016 nous offre les options suivantes :
MAYUSCConvertit la chaîne de texte en majuscule
MINUSCConvertit la chaîne de texte en minuscules
NOMConvertit la première lettre de la chaîne en majuscule
Supprimer les doublons dans Excel 2016Nous rencontrons fréquemment des situations dans lesquelles il est nécessaire de supprimer des données en double dans une feuille Excel afin d'avoir un contrôle beaucoup plus précis et centralisé.
Pour effectuer ce processus, sélectionnez simplement la colonne ou la ligne où les doublons seront supprimés, accédez à l'onglet Données et sélectionnez-y l'option Supprimer les doublons située dans le groupe Outils de données.
Ce processus supprimera automatiquement les doublons dans une plage sélectionnée.
Fusionner des cellules dans Excel 2016 à l'aide de & signerCette option est utile lorsque les données fournies sont séparées et qu'il est nécessaire, pour des raisons administratives ou de contrôle, d'être réunies, ceci est fréquent dans les noms et prénoms.
La méthode la plus simple consiste à utiliser la syntaxe A1 & B1, cela rejoindra automatiquement le contenu de ces cellules.
Si nous voulons que les données restent dans leur espace respectif pour un meilleur contrôle, nous utiliserons la syntaxe A1 & "" & B1
Ajouter une ligne diagonale dans une celluleDans certains cas, nous pouvons souhaiter ajouter une ligne diagonale à une cellule à des fins de conception ou de gestion des données.
Pour ajouter ce type de ligne, nous ferons un clic droit sur la cellule et dans la liste affichée, nous sélectionnons Formater les cellules et dans la fenêtre affichée, nous allons dans l'onglet Bordures et là, nous cliquons sur la dernière icône en bas pour ajouter la ligne diagonale. Cliquez sur OK pour appliquer les modifications.
Effacer les cellules videsLors de la gestion de gros volumes de données, il arrive souvent que de nombreuses cellules soient vides, ou vides, ce qui peut engendrer des conflits dans les analyses ou dans les formules à exécuter.
Pour supprimer les cellules vides d'Excel 2016, nous appliquerons un filtre aux données du menu Données / Filtre puis nous afficherons la liste de la colonne où nous voulons supprimer les cellules et dans les options affichées nous activons uniquement la case Vide :
De cette façon, seules les cellules vides seront affichées et nous pourrons procéder à leur élimination.
Générer des enregistrements uniquesDans l'ensemble des possibilités de contrôle et de gestion offertes par Excel 2016, nous en avons une spéciale qui consiste à générer des résultats uniques à partir d'une plage sélectionnée. Ceci est pratique pour connaître les données sans avoir besoin de répéter les données.
Pour cela nous sélectionnons la ou les colonnes à analyser, allons dans le menu Données et dans le groupe Trier et filtrer, cliquer sur l'option Avancé. Dans la fenêtre affichée, nous indiquerons l'emplacement pour copier les données et nous activerons la case Uniquement enregistrements uniques située en bas.
AGRANDIR
Créer des restrictions de saisie de donnéesNous pouvons utiliser la fonction de validation des données pour autoriser uniquement la saisie des valeurs que nous avons définies dans la cellule sélectionnée.
Nous pouvons définir des valeurs de temps, du texte, des dates et plus encore. Pour cela, nous sélectionnons la cellule où les données doivent être saisies, allez dans le menu Données et dans le groupe Outils de données, cliquez sur Validation des données. Dans la fenêtre affichée nous allons définir les paramètres suivants :
- Type de données à saisir
- État
- Messages entrants et sortants
De cette façon, si la valeur saisie ne remplit pas les conditions, le message que nous avons indiqué s'affichera :
Masquer les données d'une celluleL'un des moyens pratiques qu'Excel 2016 nous propose de masquer des données dans une cellule consiste à sélectionner la cellule à masquer, à cliquer dessus avec le bouton droit de la souris, à sélectionner l'option Formater les cellules, à accéder à l'onglet Nombre / Personnalisé et à y taper les signes; ;;
Cela entraînera le masquage de la valeur de la cellule :
AGRANDIR
Comme nous l'avons vu, Excel 2016 offre d'innombrables options qui seront d'une grande aide dans la vie quotidienne avec cet outil. Nous vous recommandons de continuer à visiter la catégorie des tutoriels sur Microsoft Office, il existe des centaines de tutoriels pour Excel, Word, PowerPoint…
