Comment sauvegarder dans SharePoint Online

Le moyen le plus simple que nous puissions mettre en œuvre en tant qu'utilisateurs ou administrateurs pour préserver l'intégrité et la disponibilité des informations, en particulier des données pertinentes ou critiques, consiste à exécuter des sauvegardes fréquemment car une erreur logicielle ou matérielle peut survenir à tout moment et affecter ce type d'informations. Si cela est potentiellement sensible, cela peut avoir un impact négatif sur l'ensemble de l'exécution de l'entreprise.

SharePoint Online et OneDrive pour les entreprises sont deux des applications les plus polyvalentes développées par Microsoft qui hébergent des données essentielles pour l'exécution optimale des tâches, tandis que OneDrive agit comme une plate-forme cloud, SharePoint Online nous offre une gamme d'éléments tels que des modèles, des flux, des données , schémas et plus, qui agissent automatiquement pour générer des résultats en fonction de la configuration créée. Donc, si une erreur a un impact négatif sur le fonctionnement de ceux-ci, les copies de sauvegarde sont vitales pour éviter d'affecter les processus normaux car il y aura des versions plus récentes des données sauvegardées.

Solvetic expliquera comment nous pouvons créer une copie de sauvegarde de SharePoint Online et ainsi être sûr que les informations seront protégées et disponibles.

Une chose à garder à l'esprit est qu'Office 365 et SharePoint intègrent une option de sauvegarde native comme le font de nombreuses applications, mais dans SharePoint, nous avons la possibilité d'une politique de rétention qui nous permet de conserver ou de supprimer automatiquement certains éléments selon le cas.

Cette stratégie peut être appliquée globalement à tout le contenu SharePoint ou uniquement à des sites sélectionnés. Lorsque nous mettrons en œuvre cette politique, une bibliothèque de rétention sera créée, dans laquelle le contenu supprimé sera hébergé pendant une période de temps spécifique afin qu'il soit disponible si nous devons y accéder.

Options de sécuritéCertaines options de sécurité doivent être prises en compte lors de l'utilisation de cette méthode :

• Toutes les copies seront stockées dans le même emplacement physique.

• Ils dépendent des services Microsoft.

• Ceux-ci ne seront visibles que par les administrateurs de collection de sites SharePoint.

• Nous devons avoir un abonnement actif à SharePoint Online.

L'architecture de sauvegarde et les processus de restauration intégrés à SharePoint associent des sauvegardes et des restaurations à partir de batteries de serveurs, des sauvegardes et des restaurations à partir d'une base de données de contenu non connectée.

Avantages de la sauvegardeAu niveau de l'entreprise, il existe divers environnements où la sauvegarde est plus qu'essentielle pour les processus de continuité, certains d'entre eux sont :

• Récupération du contenu supprimé accidentellement qui n'est pas protégé par la corbeille ou par le contrôle de version.

• Récupération suite à une panne matérielle ou logicielle inattendue.

• Mouvement de données entre installations ou d'une mise à jour matérielle ou logicielle.

Nous allons maintenant examiner quelques méthodes pour créer une sauvegarde SharePoint Online. N'oubliez pas que SharePoint Online a été créé dans le but de stocker, d'organiser et de partager des informations à l'aide de tous types d'appareils à l'aide d'un navigateur Web tel que Safari, Microsoft Edge, Internet Explorer, Chrome ou Firefox de manière complète.

Désormais, l'utilisation de SharePoint Online offre une infinité de fonctionnalités et d'avantages, faisant de la sauvegarde un incontournable.

Caractéristiques et avantages

• Nous pouvons générer des informations et connecter les utilisateurs via des intranets et des portails à partir desquels il sera possible de partager des ressources et des applications.

• Il sera possible d'utiliser le partage de données et la collaboration avec plus d'utilisateurs.

• Il a une intelligence intégrée pour des résultats plus spécifiques.

• Nous avons jusqu'à 25 To d'espace de stockage de fichiers par collection de sites ou groupe.

• Il sera possible d'organiser et de gérer le contenu via des bibliothèques et des listes avec des métadonnées, une gestion des enregistrements et des politiques de conservation.

• Il vous permet de partager des fichiers et du contenu en toute sécurité avec des personnes à l'intérieur et à l'extérieur de l'organisation.

• Nous avons accès aux intranets, aux sites d'équipe et au contenu à l'aide de l'application mobile SharePoint pour Android, iOS et des applications mobiles OneDrive pour Android, iOS et Windows.

• Automatisez les processus métier à l'aide d'alertes et de workflows.

N'oubliez pas qu'en plus de la version en ligne, il existe la possibilité de télécharger SharePoint sur votre téléphone mobile afin que vous puissiez profiter de tous ses avantages directement depuis votre Smartphone. Dans la vidéo suivante, vous pouvez voir comment télécharger l'application et commencer à l'utiliser.

1. Comment créer une sauvegarde à l'aide d'applications tierces SharePoint

C'est l'une des options les plus utilisées pour créer des sauvegardes SharePoint Online, ceci car il ne sera pas possible d'effectuer le processus en natif.

Dans le réseau, nous trouvons plusieurs applications, toutes avec des périodes d'essai allant de 15 à 30 jours, mais elles sont capables de créer des sauvegardes complètes ou incrémentielles des boîtes aux lettres et des dossiers publics d'Office 365 ainsi que de SharePoint Online et OneDrive pour Emplacements d'entreprises.

fonctionnalitésDans la plupart de ces applications, nous trouvons des fonctionnalités telles que:

• Sauvegarde des boîtes aux lettres Office 365.

• Sauvegarde SharePoint Online et OneDrive Entreprise.

• Sauvegarde de dossiers publics Office 365.

• Sauvegarde des données de l'équipement.

• Migration de données depuis SharePoint Online et OneDrive Entreprise.

• Sauvegarde incrémentielle.

• Sécurité des données des boîtes aux lettres et des dossiers publics.

• Sauvegarde cloud et stockage VM (machines virtuelles)

• Sauvegardez à la demande ou programmez des sauvegardes automatiques

• Gestion centralisée.

• Récupération granulaire et bien d'autres fonctionnalités.

C'est à nous de sélectionner celui qui convient le mieux aux besoins actuels de récupération.

2. Créer une sauvegarde SharePoint Online à l'aide du centre de contact Microsoft

Il s'agit d'une méthode par laquelle nous pouvons contacter le support Microsoft pour nous donner la possibilité de restaurer la collection de sites où les bibliothèques concernées sont hébergées, nous devons garder à l'esprit que Microsoft exécute une copie de sauvegarde (peu fréquente) des sites SharePoint et lorsque vous leur demander cette copie pour restaurer les informations, il est fort probable qu'il manque des données puisque contrairement à nous, ils peuvent faire cette copie tous les mois ou tous les 15 jours.

Si nous voulons contacter le support Microsoft, nous pouvons le faire à partir du lien suivant :

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Là, nous cliquons sur le bouton Aide, puis sur l'option Obtenir un support technique.

Aspects à considérerQuelques aspects à garder à l'esprit avec cette méthode de contact avec Microsoft :

• Microsoft prend en charge les images toutes les 12 heures et chacune de ces images sera disponible pendant 14 jours.

• Il n'est possible que la restauration complète de la collection de Sites.

• La restauration utilise la même URL, c'est-à-dire l'image de la collection de sites qui sera activée, ce qui indique que toutes les données actuellement hébergées dans l'URL seront perdues.

• Nous ne pourrons restaurer que l'intégralité du site de la collection Site.

3. Comment migrer manuellement des éléments SharePoint

Cette méthode peut prendre du temps et peut donc devenir monotone car elle implique la migration manuelle des sites et des bibliothèques SharePoint Online. Cette technique est connue sous le nom de Offboarding, c'est-à-dire qu'il s'agit de la possibilité de déplacer des données Office 365 vers des chemins de fichiers partagés ou vers un ordinateur local.

Comment archiver le contenu de la bibliothèque de documents SharePoint OnlineLes bibliothèques de documents SharePoint Online contiennent généralement différents types de fichiers, et SharePoint conserve des informations sur chaque fichier stocké par SharePoint, mais la plupart de ces informations ne sont pas conservées lorsque les fichiers sont téléchargés, les informations qui ne sont pas incluses lors du téléchargement d'un fichier sont :

• Informations sur le flux de travail

• Information sur la version

• Modèles

• Autorisations d'accès aux fichiers

• Propriétés du document

Étape 1
Pour utiliser cette méthode, nous allons sur SharePoint Online et là nous accédons à la bibliothèque où se trouvent les informations à copier :

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Étape 2
Nous cliquons sur l'option Afficher et partager des fichiers et dans la fenêtre suivante, nous sélectionnons les fichiers à déplacer ou à copier et cliquons sur le bouton Copier vers situé en haut :

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Étape 3
Ce qui suit sera affiché. Là, nous pouvons cliquer sur la ligne Autres sites, puis sélectionner un dossier sur l'ordinateur local.

4. Comment archiver des listes SharePoint Online

Para logra archivar el contenido de la o las bibliotecas de documentos de SharePoint Online, será necesario establecer conexión a los sitios de SharePoint Online de nuestra compañía y el usuario que archive el contenido de la lista de SharePoint debe tener instalado Excel desde la versión 2010 en avant.

Listes SharePointLes types de listes SharePoint Online suivants peuvent être liés à Outlook :

• Calendrier

• Contacts (modifier)

• Devoirs

• Bibliothèques de documents

• Discussion

Étape 1
Pour réaliser cette méthode, nous accédons aux listes SharePoint et en haut nous verrons le bouton Exporter vers Excel :

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Étape 2
En cliquant là, nous devons définir le chemin et le nom à attribuer au fichier Excel. Cela créera une sauvegarde manuelle des listes SharePoint Online.

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5. Comment restaurer des collections de sites, des sous-sites et des bibliothèques à partir de la corbeille SharePoint

Il est normal que, pour une raison quelconque, nous ayons éliminé des objets tels que des sites, des listes, etc., ceux-ci resteront dans la corbeille pendant une période de 30 jours à compter de la date à laquelle ils ont été éliminés, de sorte que lorsque le contrat de niveau de service se termine (SLA) de 30 jours, les données de la Corbeille seront supprimées sans options de restauration manuelle.

Pour restaurer un objet SharePoint via cette méthode, nous irons dans la section Corbeille et là nous sélectionnerons les fichiers à récupérer et cliquerons sur l'option Restaurer :

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NoterPour les éléments individuels, le temps de récupération maximum sera de 90 jours et nous avons 14 jours supplémentaires après la suppression de la corbeille pour pouvoir envoyer un ticket de service à Microsoft pour restaurer les données supprimées, mais ces données doivent provenir d'une des sauvegardes. Microsoft effectue deux fois par jour sur SharePoint.

Ainsi, les options générales pour créer une sauvegarde ou restaurer des éléments SharePoint sont variées, il faut donc analyser quels fichiers ou attributs doivent être sauvegardés pour prendre les mesures nécessaires.