Les plateformes de messagerie e-mail se renforcent chaque jour grâce à leurs fonctionnalités et fonctionnalités qui permettent de centraliser beaucoup plus la gestion des e-mails, des calendriers et des contacts au quotidien. Il est normal que nous recevions une quantité considérable d'e-mails dans notre boîte de réception, ou dans d'autres endroits, et si nous n'effectuons pas un processus de nettoyage fréquemment, nous pouvons être confrontés à une saturation d'e-mails qui peut avoir un impact négatif sur le comportement de e-mails.
Certaines plateformes de messagerie actuelles sont capables de supprimer automatiquement les e-mails les plus anciens hébergés dans l'e-mail, en tenant compte de certaines valeurs telles que les expéditeurs ou le temps de les voir reçus.
Gmail est l'une des plates-formes de messagerie les plus utilisées, qui est offerte par Google, pire dans ses fonctions, bien que nous ayons des filtres intégrés, ces filtres ne fonctionnent que sur les nouveaux e-mails entrants mais ils ne peuvent pas être appliqués aux anciens e-mails, nous devons donc trouver un moyen de créer une règle ou des filtres pour supprimer les e-mails qui ont été dans Gmail plus longtemps que nécessaire, car sans aucun doute ces e-mails ne seront pas utiles.
Pour optimiser ces tâches de nettoyage Gmail, nous avons une extension gratuite appelée Email Studio qui a été développée afin d'optimiser et de pouvoir exécuter beaucoup plus de tâches dans Gmail, au-delà de celles prédéfinies, permettant ainsi un meilleur contrôle sur chaque courrier entrant et existant .
OutilsAvec Email Studio, nous aurons à notre disposition des outils utiles pour :
- Envoyer des e-mails à des dates ultérieures
- Pouvoir envoyer des réponses automatiques intelligentes
- Effectuer un transfert de courrier vers un autre destinataire
- Cloner des brouillons depuis Gmail
- Supprimez automatiquement les e-mails en fonction de certains critères et plus encore.
Étape 1
Pour installer cette extension, nous pouvons aller sur le lien suivant :
En accédant à ce lien, nous verrons ce qui suit :
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Étape 2
Là, nous cliquons sur le bouton Installer et le message suivant s'affichera :
Étape 3
Là, nous cliquons sur la ligne Continuer pour terminer le processus d'installation de ce module complémentaire dans Gmail.
Étape 4
Avec cette extension installée, nous pouvons procéder à la configuration de la suppression automatique des e-mails dans Gmail.
Configuration de la suppression automatique des e-mails dans Gmail.
FiltresLors de l'utilisation du plugin Email Studio, en particulier de l'option de purge des emails (Email Clean Up), il sera possible d'appliquer certains filtres tels que :
- Supprimez tous les e-mails reçus il y a plus d'un mois et qui à leur tour proviennent d'expéditeurs spécifiques ou se trouvent dans un dossier spécifique tel que la boîte de réception
- Archiver et marquer comme lus tous les e-mails dans le dossier de la boîte de réception datant de plus de 3 mois
- Supprimez définitivement tous les e-mails de la corbeille et du dossier spam de Gmail au bout de 2 jours, n'oubliez pas que par défaut, Gmail ne supprime le spam et le courrier indésirable qu'après 30 jours.
- Définissez la balise "suivi" sur tous les e-mails en vedette après une semaine ou un mois de réception.
Cet outil de purge automatique dispose d'un abonné par e-mail avec lequel il sera possible de supprimer facilement notre adresse e-mail des listes de spam et autres e-mails de masse, chose très courante aujourd'hui.
Étape 5
Pour activer cette option dans Gmail, il faudra ouvrir un email situé dans la boîte de réception afin d'activer l'option Email Studio sur le côté droit :
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Étape 6
Là, nous cliquons sur l'option Nettoyage des e-mails et les éléments suivants s'afficheront :
Étape 7
Nous cliquons sur la ligne Ajouter une nouvelle règle afin de créer notre règle d'élimination et lors de la sélection de cette option, nous verrons ce qui suit :
Étape 8
Comme nous pouvons le voir, Email Clean Up utilise une série de conditions et d'actions pour appliquer l'élimination des e-mails.
Au niveau des conditions, nous trouvons des facteurs tels que :
Choisissez l'étiquetteCette option nous permet de sélectionner l'emplacement d'où les e-mails doivent être supprimés, nous y trouvons des options telles que la boîte de réception, le spam, la corbeille, etc.
A reçuDans cette section, nous pouvons définir la plage de temps que les emails doivent respecter pour être éliminés, nous avons là de 1 jour à 6 ans
Étape 9
Dans les champs De, nous définirons, si nécessaire, l'expéditeur de l'e-mail, et dans le champ Objet, nous définirons l'objet de l'e-mail si nous voulons supprimer des e-mails spécifiques.
NoterDans ces options, il est possible d'utiliser des opérateurs de recherche Gmail avancés tels que newer_than ou contains: attachment ou Large_than afin que ces paramètres correspondent exactement aux messages Gmail à archiver, supprimer ou déplacer vers un autre dossier.
Dans la section actions, située en bas, nous pouvons activer les cases suivantes :
Archivez-leNous archivons les emails définis
Marquer comme luNous marquons les e-mails sélectionnés comme lus
Démarrez-leNous ouvrons les emails sélectionnés
Se désinscrire de la listeIl nous permet de laisser une liste de diffusion dans laquelle nous sommes inscrits
Mettre à la corbeilleDéplacer les e-mails dans la corbeille
supprimer définitivementSupprimer définitivement les e-mails
Étape 10
De plus, il sera possible d'appliquer une étiquette dans l'option Choisir l'étiquette située en bas.
Étape 11
Si nous voulons supprimer les e-mails, nous pouvons sélectionner l'option Déplacer vers la corbeille, puis vider la corbeille ou sélectionner l'option Supprimer définitivement. Une fois celle-ci définie, nous cliquons sur le bouton Enregistrer situé en bas et cette tâche sera automatiquement exécutée toutes les heures, en prenant les critères d'une tâche cron, et sera chargée de réaliser l'action spécifiée dans les emails qui correspondent aux condition que nous avons définie.
Lors de l'enregistrement de l'action, nous pouvons la voir dans le panneau latéral et là, il sera possible de la modifier, de l'exécuter ou de la supprimer :
Étape 12
Lors de l'exécution de cette action, nous verrons un récapitulatif des e-mails qui ont été supprimés, sinon nous verrons qu'il n'y a pas eu de correspondance avec les critères définis :
Étape 13
Sinon, nous verrons le nombre d'emails qui ont été traités :
C'est aussi simple que cela, Email Studio est une alternative utile et pratique pour supprimer des centaines ou des milliers d'e-mails de notre compte Gmail qui prennent de l'espace inutilement et ainsi gérer beaucoup mieux notre e-mail.
