Les plates-formes de messagerie actuelles nous fournissent de multiples solutions pour effectuer une administration correcte non seulement des e-mails mais d'autres éléments tels que les contacts, les réunions, le calendrier, etc.
Précisément au sujet des réunions et des calendriers, il est important d'avoir une solution qui nous permette de notifier tous les contacts d'un certain événement comme notre absence, un message important ou un rappel.
Pour cela, la réponse automatique a été développée sur ces plateformes afin que lorsqu'un utilisateur nous envoie un e-mail, il reçoive une notification indiquant que nous ne sommes pas disponibles dans un délai déterminé et aujourd'hui, nous apprendrons comment créer ce type de réponse à la fois dans Outlook comme dans l'application Mail intégrée à Windows 10.
1. Créer une réponse automatique dans l'application Windows 10 Mail
Étape 1
Pour effectuer ce processus dans Mail, cliquez sur l'icône représentant une roue dentée située en bas de l'application et sélectionnez la ligne « Réponses automatiques » sur le côté droit :
Étape 2
Lors de la sélection de cette ligne, la fenêtre suivante sera affichée où nous allons configurer les éléments suivants.
- Nous pouvons sélectionner la case "Envoyer la réponse uniquement à mes contacts" afin d'éviter qu'elle ne soit envoyée aux centaines d'e-mails d'autorépondeur que nous recevons fréquemment.
- Activez le commutateur "Envoyer des réponses automatiques"
- Saisissez le message à afficher dans le champ "Au sein de mon organisation"
Étape 2
Nous voyons ce qui suit, nous avons deux options:
- Au sein de mon organisation : cette section n'envoie la réponse automatique qu'aux utilisateurs du domaine.
- En dehors de mon organisation : Cette option nous permet d'envoyer la réponse à tous les utilisateurs.
2. Créer une réponse automatique dans Outlook 2016
Cette option s'applique à la version d'Outlook sur le web mais pas à l'application intégrée à la suite Office 2016 ou antérieure.
Étape 1
Pour cela, nous pouvons nous connecter sur le lien suivant :
Étape 2
Une fois connecté, cliquez sur l'icône d'engrenage située à côté de notre compte et dans les options affichées, nous sélectionnons "Réponses automatiques":
Étape 3
En sélectionnant cette option, nous pouvons configurer les éléments suivants :
- Activez la case "Envoyer des réponses automatiques".
- Activez la case "Envoyer les réponses uniquement pendant cette période" et définissez la date et la plage horaire dans laquelle les réponses seront envoyées aux utilisateurs.
- entrez votre message
Étape 4
Nous pouvons noter qu'en plus nous pouvons effectuer des tâches telles que bloquer le calendrier pour qu'il ne soit pas programmé dans cette plage horaire, rejeter des invitations, envoyer une réponse uniquement à certains contacts ou à tous en général.
Une fois ces points définis, cliquez sur OK pour enregistrer les modifications.
Désormais, lorsque nous recevons un nouvel e-mail, l'expéditeur recevra la réponse automatique telle que configurée :
Nous avons vu comment il est possible d'établir ce type de réponse afin d'informer les utilisateurs dans les moments de notre absence.
