Excel 2016 nous offre une série de possibilités pour gérer correctement les données qui y sont hébergées à travers des tableaux, des fonctions et des formules. L'une des principales alternatives qu'Excel 2016 nous offre est la possibilité de partager le document avec d'autres pour le modifier, car cela augmente la capacité de conception et de gestion des données stockées.
C'est pourquoi cette fois Solvetic apporte quelques conseils à faire avant de partager une feuille de calcul dans Excel 2016.
1. Mettre à jour les informations du document
Lors de la gestion d'une feuille Excel 2016 à laquelle d'autres utilisateurs ont accès, il est idéal de savoir s'ils ont effectué des modifications sans en être informés.
Lorsque nous allons dans le menu "Fichier", nous pouvons voir tous les détails de la feuille sélectionnée tels que la taille, le titre, les étiquettes, l'auteur, la date de création, la date de modification et plus encore. En disposant de ces informations, il est facile de déterminer si un utilisateur a apporté des modifications, car il apparaîtra qui et quand ils l'ont fait.
2. Créer une sauvegarde avant de partager
Cette étape est indispensable car une fois les modifications apportées et enregistrées, elles ne peuvent plus être restaurées et toute modification peut sans aucun doute affecter la conception, la gestion ou le contrôle des données de la fiche.
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3. Vérifier les feuilles cachées
Étape 1
Parfois, nous masquons des feuilles dans Excel 2016 afin d'éviter de modifier des données sensibles ou pour des tâches administratives.
Si nous voulons vérifier si la feuille actuelle a des feuilles cachées, allez dans le menu "Démarrer", groupe "Cellules" et là, nous sélectionnons l'option "Format" / "Masquer et afficher" / "Afficher la feuille"
Étape 2
Cela ouvrira une nouvelle fenêtre où nous verrons le nom de la ou des feuilles cachées dans Excel 2016. Cliquez sur "OK" et ladite feuille sera à nouveau visible.
4. Définir les autorisations de modification de feuille
Il est important de savoir clairement quels utilisateurs ont la possibilité d'accéder au fichier et quelles sont les autorisations dont ils disposent, car certains utilisateurs disposant d'une autorisation d'édition peuvent y apporter n'importe quel type de modification.
Dans Excel 2016, nous pouvons établir deux types d'autorisations :
- Peut modifier : permet à l'utilisateur sélectionné d'avoir un accès complet à la feuille
- Peut voir : Avec cette option, l'utilisateur ne pourra voir que le contenu de la feuille mais sans la possibilité de le modifier.
Pour vérifier qui a accès à la feuille et quel type d'autorisations ils ont, cliquez sur le bouton "Partager" situé sur le côté droit et là, les informations avec le type d'autorisation respectif seront affichées.
Comme on peut le voir, ce sont des étapes simples mais elles nous permettent de bien gérer les fiches à éditer.
