Le courrier électronique fait désormais partie de notre quotidien, et c'est que de plus en plus d'utilisateurs utilisent cet outil pour différentes fonctions. Grâce aux emails, nous pouvons échanger différentes informations avec nos contacts. Nous avons également la possibilité avec Gmail de sauvegarder nos e-mails dans Drive, et ainsi d'avoir accès à ces données également depuis le cloud. Les informations que nous stockons dans ces types d'endroits doivent être très sécurisées. Il est donc fondamental de savoir clairement comment réinitialiser le mot de passe dans Gmail.
Gmail n'est plus seulement un outil de messagerie de base, mais ses fonctions sont allées beaucoup plus loin. Grâce à notre compte dans l'application nous pourrons par exemple rechercher notre appareil Android perdu ou disposer de plusieurs adresses email avec le même compte.
En plus de ces outils et de nombreux autres, les fonctions de messagerie sont parfaitement remplies, offrant aux utilisateurs une facilité d'utilisation. Dans le domaine de l'entreprise, il est beaucoup utilisé pour pouvoir entrer en contact avec des clients, des collègues, etc. Le problème survient lorsque, pour une raison quelconque, nous allons être absents pendant une période de temps spécifique, mais nous ne voulons pas que nos e-mails soient totalement sans surveillance. Puisque quelqu'un d'autre y répond n'est pas une option, nous devons trouver une autre solution.
Lors de la gestion d'un compte de messagerie, il est naturel qu'à un moment donné, il soit nécessaire de créer un type de réponse automatique indiquant aux expéditeurs que nous serons absents ou qu'un certain type de données peut être fourni, cela est très utile car si l'expéditeur ne sait pas que nous sommes absents, que ce soit pour cause de maladie, de vacances, de formation, etc. Le problème est qu'ils continueront à nous envoyer des e-mails et certains d'entre eux peuvent être de nature urgente où une réponse de notre part est requise afin que dans ce type de situations, les réponses automatiques deviennent le meilleur allié.
Solvetic vous expliquera comment créer une réponse automatique dans Gmail de manière pratique.
1. Comment configurer l'autorépondeur gmail pour ordinateur
Étape 1
Pour démarrer le processus de configuration de la réponse automatique dans Gmail, nous accédons à notre compte à partir du lien suivant :
Étape 2
Une fois que nous y avons accédé, cliquez sur l'icône de configuration qui a une forme d'engrenage juste en dessous de notre compte :
Étape 3
En cliquant sur cette icône, nous sélectionnons la ligne Configuration et dans la fenêtre affichée, nous irons dans l'onglet Configuration avancée et là nous localiserons la section Réponses standard (modèles) et nous verrons qu'elle est désactivée par défaut :
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Étape 4
Là, nous procédons à l'activation de la case Activer pour que cette fonctionnalité soit activée dans Gmail. Cliquez sur le bouton Enregistrer les modifications pour que cette configuration soit appliquée.
2. Comment utiliser les réponses standard dans Gmail
Étape 1
Maintenant, lorsque nous écrivons un nouveau message électronique, cliquez sur l'icône avec trois points verticaux situés en bas à droite et nous y trouvons l'option Réponses stockées :
Étape 2
Pour créer une nouvelle réponse, cliquez sur la ligne Nouvelle réponse stockée et dans la fenêtre contextuelle, nous entrerons le texte souhaité. Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications.
Étape 3
De cette façon, lorsque nous accéderons à nouveau à l'option Réponse stockée, nous verrons les réponses que nous avons créées :
On retrouve trois sections qui sont ombrées, ce sont :
InsérerAjouter la réponse sélectionnée
sauvegarderVous permet de modifier et d'appliquer des modifications à la réponse sélectionnée
SupprimerSupprimer la réponse sélectionnée
Étape 4
Si nous cliquons sur la réponse standard dans le champ Supprimer, le message suivant s'affichera. Nous cliquons sur Accepter et la réponse standard aura été éliminée.
3. Comment activer les réponses standard dans les réponses automatiques Gmail
Étape 1
Ce type de réponses standards peut être converti en une auto-réponse Gmail pour simplifier certaines actions dans le mail, si c'est le cas, on retourne dans Paramètres et cette fois on va dans la section Filtres et adresses bloquées et là on clique sur la ligne Créer un nouveau filtre située en bas :
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Étape 2
Dans la fenêtre affichée nous ajouterons les critères de la réponse automatique où il est possible de définir des expéditeurs, des sujets, des mots-clés, etc :
Étape 3
Une fois celui-ci défini, nous cliquons sur la ligne Créer un filtre et dans la fenêtre affichée nous activons la case Envoyer la réponse stockée et sur le côté nous sélectionnons la réponse souhaitée :
Étape 4
Cliquez sur le bouton Créer un filtre et nous verrons que le filtre sera créé correctement. Ainsi, à chaque réception d'un mail avec les critères indiqués, la réponse standard sera envoyée.
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4. Comment configurer l'autorépondeur gmail sur mobile
Étape 1
Si nous voulons configurer cette fonction depuis notre mobile, nous allons d'abord ouvrir notre compte gmail. Une fois que nous l'avons ouvert, nous devons cliquer sur l'icône des trois lignes. Dans ce menu, cliquez sur le symbole de réédition dentée. A ce moment, un menu s'affichera. C'est là que l'option "Réponse automatique" apparaît qu'il faut sélectionner
Étape 2
Une fois sélectionné, nous pouvons configurer notre message avec les mêmes options que nous avons vues dans la section précédente, (jour de début et de fin, sujet, message, exclusivité pour les amis)
Une fois cette option configurée pour notre email, nous devons clarifier un doute qui peut survenir. Dans le cas où la même personne nous envoie plus d'un message, notre message automatique ne sera automatiquement transmis qu'une seule fois. Quatre jours plus tard, cette fonction sera réactivée pour cette personne et dans le cas où elle nous écrirait à nouveau, l'autorépondeur sera à nouveau envoyé.
Grâce à cette fonction Gmail, il sera possible de simplifier certaines actions de réponse aux emails pour mieux optimiser notre temps. Dans le cas où votre manager n'est pas Gmail, n'oubliez pas que vous avez également la possibilité d'activer la réponse automatique dans Outlook et dans mail pour Mac.
