Règles de base lors de la rédaction d'un e-mail

La communication avec les autres via l'écran est de plus en plus fréquente. Que ce soit l'écran de l'ordinateur, de la tablette ou du smartphone.
Il est vrai que c'est un moyen rapide et facile de le faire, mais parfois, la mauvaise habitude d'écrire de manière pas si correcte ou informelle dans le chat ou d'autres moyens, peut nous jouer un tour si le texte que nous voulons écrire a un caractère plus professionnel.
Lorsque nous devons envoyer un e-mail sérieux, nous aimons tous être compris et notre message être clair.
De plus, notre façon d'écrire en dit long sur nous-mêmes, et c'est pourquoi nous cherchons, surtout lorsque notre message a un destinataire professionnel, à être le plus correct et le plus adéquat possible.
Pour cette raison, je vais vous donner une série de conseils, afin que vos e-mails ne contiennent aucune erreur.
Règles de base lors de la rédaction d'un e-mail

Soyez correct dans votre salutation

L'une des parties les plus importantes lors de la rédaction d'un e-mail est la façon dont nous commençons la conversation. Nous devrions toujours commencer par une salutation, afin que la première impression soit bonne
Nous devons savoir comment différencier à qui s'adresse l'e-mail et quel type de salutation utiliser dans chaque cas.
Dans le cas où nous échangeons plusieurs mails sur le même sujet, avec la même personne, il n'est pas nécessaire de se dire bonjour en permanence.

Un bon titre est important

L'e-mail se compose de plusieurs parties : titre, salutation, corps et signature.
Nous attachons une grande importance au titre, car c'est la première chose que verra notre destinataire. Je veux dire, c'est comme une sorte de présentation. Dans le titre, nous reflétons en quelques mots quel est le contenu de notre écrit, il doit donc être clair et fournir au destinataire des informations suffisantes sur l'importance de notre message.

Être concis est une vertu

Lorsque nous envoyons un e-mail, nous devons être aussi précis que possible. Nous voulons donner des informations rapidement et facilement, et c'est ainsi que le destinataire le voit.
C'est pourquoi nous devons être clairs avec nos messages et ne pas aller trop loin avec des choses inutiles.
Personne n'aime avoir à passer beaucoup de temps à lire un email, si le message peut se résumer en quelques mots, il est recommandé qu'il en soit ainsi, cela fera gagner du temps aux deux parties.

Éviter les majuscules

Si nous utilisons des majuscules lorsque nous écrivons sur Internet, nous reflétons que notre message est crié.
Capitaliser sur Internet signifie que, crier. Je ne pense pas que ce soit notre intention dans un e-mail, et encore moins s'il s'agit de quelque chose de professionnel.
Alors n'oubliez pas, si vous ne voulez pas faire mauvaise impression, n'écrivez rien en majuscule dans vos e-mails.

Attention à l'orthographe

Lors de l'écriture, l'orthographe est un point très important.
Nous sommes de plus en plus habitués à écrire de manière informelle avec nos amis, en utilisant des abréviations, etc.
N'oubliez pas qu'en utilisant bien les signes de ponctuation et en respectant les règles d'orthographe, vous offrirez une bonne image de vous. Cela reflète que vous avez pris le temps nécessaire pour rédiger l'écrit et que vous lui avez donné l'importance qu'il mérite puisque son apparence compte pour vous.

Utiliser du texte brut

Essayez d'écrire votre e-mail en texte brut, car si vous le faites en HTML, certains utilisateurs pourraient ne pas être en mesure de lire votre message, car tous les services de messagerie n'acceptent pas ce type de message.
Assurez-vous de cette façon que le message peut être vu correctement par tous les destinataires en utilisant du texte brut.

Méfiez-vous des destinataires de copies cachées

Lorsque vous écrivez un e-mail et sélectionnez l'option de copie cachée, le destinataire verra que vous l'avez envoyé avec cette option.
Selon les cas, il est conseillé de ne pas utiliser cette option, car elle peut entraîner des malentendus lors de la transmission de ces informations nous concernant.

Il est essentiel d'être attentif

Lorsque nous recevons un email, nous devons être attentifs à tout ce qu'il contient.
Il peut contenir des questions. Si tel est le cas, nous devons être vigilants pour pouvoir répondre à tout ce qui nous est demandé, sans oublier de donner toute information qui nous est demandée.
Nous pouvons également fournir les questions éventuelles qu'ils vont nous poser, et offrir les informations à l'avance.

Laissez votre signature

Il est important qu'à la fin de votre e-mail apparaissent toutes les données nécessaires que nous aimerions que les receptos connaissent à notre sujet.
Cela peut inclure toutes les informations que nous jugeons pertinentes.
Dans le cas où nous le faisons depuis notre iPhone, n'oubliez pas de supprimer la signature par défaut

Vérifiez votre message avant de l'envoyer

C'est le dernier point, mais pas le moins important, car revoir notre message avant de l'envoyer peut éviter bien des erreurs.
Il y a toujours quelque chose qu'on n'aime pas tel qu'il a été écrit, un accent qu'on a oublié de mettre, un mot qui reste ou qui manque….
Prenez donc une dernière minute pour revoir votre écriture, et ne regrettez pas une fois envoyé.